Training Management System

Gestione della formazione

Un unico sistema informativo per governare tutti i processi relativi alla gestione delle attività formative e tutte le informazioni ad essi collegati.

Il sistema viene gestito direttamente dalle strutture della formazione attraverso apposite funzionalità per l’utilizzo delle quali non sono richieste competenze di natura tecnica.

Si parte dall'analisi dei fabbisogni - fase durante la quale le strutture della formazione mappano le esigenze dei propri clienti interni attraverso differenti possibili modelli organizzativi - per passare poi alla fase di progettazione dove vengono definite le linee guida delle attività formative partendo dal piano (annuale, semestrale, ecc.), identificando le tipologie dei corsi (frontali, blended, on-line, ecc.), i docenti da impiegare.

A questo punto del processo è possibile pianificare nel dettaglio il piano delle attività: numero delle edizioni, le sedi, la popolazione interessata e tutti gli altri necessari dettagli operativi. A seguire si entra nel vivo dell'erogazione in cui bisogna governare lo svolgimento delle attività formative con tutte le necessarie attività collaterali: comunicazione, logistica, mailing, gestione della composizione delle aule (rinunce, spostamenti, ecc.). Al termine dei corsi, poi, è necessario procedere al monitoraggio delle presenze, delle prestazioni dei docenti/fornitori e all’erogazione di test e questionari.

Il sistema di gestione della formazione è integrabile con gli altri sistemi HR di Alveria: in particolare con il sistema di gestione della valutazione delle competenze, dai cui output possono scaturire i piani formativi.

Principali caratteristiche

Attraverso il sistema per la gestione della formazione sono gestite tutte le attività operative della formazione in modo da costruire un unico repository con tutte le informazioni disponibili per le successive attività di monitoraggio e di reportistica.

In particolare attraverso il sistema di gestione della formazione, l'azienda:

  • dispone di uno strumento di governance che coerentemente con il modello organizzativo e i processi di gestione della formazione permette di riprodurne e rendere efficienti i meccanismi operativi;
  • può gestire su un unico sistema informativo l’intero processo della formazione, dalla raccolta dei fabbisogni alla creazione dei corsi identificandone la tipologia (frontali, blended, on-line, ecc.), fino alla rendicontazione delle attività svolte;
  • ha sempre a disposizione il curriculum formativo delle risorse sia per verificare le competenze maturate sia per gestire eventuali certificazioni “a scadenza”;
  • offre a tutti i dipendenti uno strumento attraverso il quale “sfogliare” il catalogo formativo, gestire le proprie richieste, accettare la convocazione ai corsi, visualizzare materiali e altri documenti aggiuntivi;
  • offre ad ogni utente il modulo offre la profilazione dei contenuti, cioè percorsi personalizzati rispetto alla dimensione professionale o altre dimensioni ritenute significative dall’Azienda (ruolo, area organizzativa, ecc.)
  • dispone di un modulo che traccia tutte le attività svolte da ogni dipendente e può vincolare la fruizione dei corsi al raggiungimento di determinati obiettivi di frequenza e/o al superamento di test/quiz
  • dispone, infine, di uno strumento di monitoraggio in grado di rappresentare tutti i fenomeni e le dimensioni del mondo della formazione, dal budget al gradimento, dalla logistica all’apprendimento e di ottenere report sulle attività formative realizzate, leggendole secondo le dimensioni più significative (corso, edizione, docente, discente, altro). È inoltre disponibile in ogni momento la scheda formativa aggiornata per ogni singolo dipendente.

L’approccio di Alveria prevede una stretta collaborazione con le strutture del Cliente, in modo da definire a monte il modello di servizio con tutte le caratteristiche organizzative e i meccanismi operativi, per poi tradurlo in requisiti funzionali necessari per la personalizzazione del sistema. Tale approccio permette di realizzare i seguenti vantaggi:

  • ottimizzare i processi organizzativi attraverso un primo momento di riflessione sul modello di governance e servizio, permettendo così di razionalizzare le attività e i meccanismi operativi (laddove ce ne fosse bisogno);
  • fornire al Cliente una vista progressiva su quanto verrà realizzato, permettendo già dalle fasi di progettazione di avere una mappa applicativa del sistema e quindi di procedere ad allineamenti/integrazioni laddove necessari;
  • realizzare un sistema che sia “tagliato” sulle esigenze del Cliente e quindi risulti coerente con i processi e le modalità di lavoro già in essere.